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LWG认证辅导-LWG-1097 SCAP 2.0 出料追溯解读:客户资质与溯源信息传递

作者: LWG认证辅导团队
发布时间:
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1. 模块核心定位与审核目标

在 LWG-1097 SCAP 2.0 标准体系中,“Traceability (Outgoing)(出料可追溯性)” 模块是实现皮革供应链 “端到端” 溯源的关键环节,核心定位是 “验证分包商对出料的批次管控能力,确保成品皮革可逆向追溯至加工环节,且溯源信息能完整传递至下游客户”。该模块满分 50 分,最低合格分 32.5 分,审核目标聚焦三方面:一是确保出料按 “批次” 进行物理标记与台账记录,实现 “一批一码”;二是记录出料流向(客户名称、地址、联系方式),验证客户资质合规性;三是将来料溯源信息(如供应商地理定位、合规证明)同步传递给客户,保障溯源链条连贯,最终为下游品牌方的供应链合规审查提供依据。
 
从行业需求来看,下游客户(尤其是国际品牌)越来越重视皮革材料的全链条溯源,出料溯源信息不完整的分包商将面临订单流失风险,本模块通过标准化要求,帮助分包商提升溯源能力,增强客户信任度。

2. 核心审核要求与实操要点

(1)出料批次管理:物理标记与台账记录

模块要求分包商按 “批次” 管理出料,每批次成品皮革需进行物理标记与台账记录,具体要求如下:
  • 批次定义:以 “同一加工周期、同一材料来源、同一工艺参数” 为标准划分批次,例如:2024 年 5 月 1-5 日,用印度湿蓝皮按 “涂饰工艺 A” 加工的头层成品革,视为一个批次,批次号可编制为 “20240501-T01”(日期 + 工艺代码)。
  • 物理标记规范:每批次成品皮革需在 “包装或皮张本身” 进行物理标记,标记内容需包含 “批次号、分包商 LWG 认证编号、加工日期”,标记方式需持久可识别 —— 包装标记可采用 “蓝色印刷(LWG 认证材料专用色)”,皮张标记可采用 “激光雕刻” 或 “防水印章”,避免因运输、存储导致标记模糊;若为小皮张(如羊皮),可采用 “批次标签(粘贴于包装外)”,标签需包含上述所有信息。
  • 批次台账记录:需建立 “出料批次台账”,记录每批次的 “批次号、材料类型(如头层成品革)、数量(kg/m²)、加工工艺、物理标记位置、客户名称、发货日期”,台账需与 “生产数据台账” 关联(标注对应生产批次的投入 / 产出数据),与 “销售单据” 关联(标注销售订单号),确保 “生产 - 出料 - 销售” 数据连贯。
实操中,分包商需在每批次加工完成后,立即完成物理标记与台账记录,避免批次混淆;例如:加工车间需配备激光雕刻机,在成品革边缘雕刻批次号;仓库管理员在入库时,核对 “标记 - 台账” 一致性,确认无误后再安排发货。

(2)出料流向记录:客户资质与流向追踪

模块要求分包商记录所有出料的客户信息,验证客户资质,并追踪材料最终流向,具体要求如下:
  • 客户信息记录:需记录客户的 “名称、地址、联系方式、营业执照(若为企业客户)、LWG 会员编号(若为 LWG 会员客户)”,信息需真实准确,可通过 “客户提供的营业执照复印件、LWG 官网查询” 验证;若客户为个人(如小型皮革制品作坊),需记录个人身份证号、联系方式,确保可追溯。
  • 客户资质审核:若客户为 “LWG 会员”,需获取其 LWG 会员证书(含编号、有效期),验证会员资质有效性;若客户为 “非 LWG 会员”,需确认其 “环保合规性”(如是否具备皮革制品生产的环保资质),避免将材料销售给 “无资质、高污染” 客户,影响自身供应链声誉。
  • 流向追踪:需留存 “发货单据(如物流单、送货单)”,记录 “运输车辆车牌号、发货日期、预计到货日期”,并在客户接收后获取 “签收证明”(客户签字确认);若客户将材料转售给下游(如其他加工厂),需要求客户提供 “转售记录”(含下游客户名称、联系方式),确保材料流向可追踪至最终使用环节。
例如:某分包商向 LWG 会员客户 “XX 皮革制品公司” 销售一批成品革,需在台账中记录客户的 LWG 会员编号 “LWG-M-2024001”,并通过 LWG 官网验证该编号有效;发货时留存物流单(车牌号 “京 A12345”),客户接收后获取签收证明,若客户后续将材料转售给 “XX 箱包厂”,需收集客户提供的转售记录,补录至流向台账。

(3)溯源信息传递:与客户的信息同步

模块要求分包商将 “来料溯源信息” 与 “自身加工信息” 同步传递给下游客户,确保溯源链条完整,具体要求如下:
  • 传递信息内容:需传递两类信息:一是 “来料溯源信息”,包括供应商名称、LWG 认证等级、地理定位(经纬度 + 采集半径)、敏感地区材料专项证明(如巴西无毁林证明编号);二是 “自身加工信息”,包括加工工艺(如鞣制用铬盐类型、涂饰用溶剂类型)、加工过程中的能源消耗(MJ/m²)、水耗(m³/m²),信息需以 “书面报告” 或 “电子文档” 形式提供,报告需加盖分包商公章。
  • 传递时机与方式:需在 “发货时同步传递”,书面报告可随货同行,电子文档需发送至客户指定邮箱,并要求客户回复 “信息接收确认函”;若客户有特殊格式要求(如按品牌方溯源模板填写),需按客户要求调整,确保信息符合客户供应链管理需求。
  • 信息记录:需建立 “溯源信息传递台账”,记录 “客户名称、传递日期、传递信息类型、客户确认情况”,若客户未回复确认函,需在 3 个工作日内跟进,避免信息传递遗漏;台账需与 “出料批次台账” 关联(标注批次号),确保 “批次 - 信息 - 客户” 可追溯。
实操中,分包商可制定 “溯源信息传递模板”,模板包含 “来料信息”“加工信息”“证明文件附件清单” 三部分,附件清单需注明 “无毁林证明、供应商资质” 等材料的编号与获取方式,便于客户核查。

3. 评分规则与常见问题应对

(1)评分规则详解

出料可追溯性模块满分 50 分,评分按 “批次管理(20 分)、流向记录(15 分)、溯源信息传递(15 分)” 分配:
  • 批次管理(20 分):物理标记规范(10 分)、批次台账完整(10 分),标记缺失每批次扣 2 分,台账缺失每批次扣 2 分。
  • 流向记录(15 分):客户信息完整(5 分)、客户资质验证(5 分)、流向追踪记录(5 分),客户信息虚假扣 5 分,资质未验证扣 5 分,流向无追踪扣 5 分。
  • 溯源信息传递(15 分):信息内容完整(5 分)、传递及时(5 分)、客户确认(5 分),信息缺失每项扣 2 分,传递滞后扣 5 分,无客户确认扣 5 分。
模块最低合格分为 32.5 分,若总分低于 32.5 分,需在 1 个月内完成整改(如补充标记、补传信息),重新提交审核;若存在 “批次标记造假”“隐瞒客户信息” 等零容忍行为,直接判定为 “审核失败”,2 年内不得重新申请认证。

(2)常见问题与应对策略

  • 问题 1:物理标记模糊或缺失
     
    部分成品皮革的激光雕刻标记因摩擦模糊,或小皮张未粘贴批次标签,导致批次无法识别。应对策略:优化标记方式,对易摩擦的成品革采用 “嵌入式芯片标记”(可通过扫码读取批次信息),小皮张采用 “防水标签 + 缝制固定”;每批次发货前,安排专人检查标记完整性,发现模糊或缺失立即补做,确保所有成品均有可识别标记。
  • 问题 2:客户资质未验证
     
    向非 LWG 会员客户销售材料时,未核查其环保资质,导致客户因 “无资质生产” 被环保部门处罚,牵连分包商。应对策略:建立 “客户资质预审流程”,新客户合作前,要求提供营业执照、环保许可证(若涉及生产),并通过当地市场监管、环保部门官网验证资质有效性;老客户每年度复核 1 次资质,若发现资质过期或违规,立即暂停合作。
  • 问题 3:溯源信息传递不完整
     
    向客户传递的溯源信息中,未包含 “供应商地理定位”,导致客户无法完成全链条溯源。应对策略:制定 “溯源信息核对清单”,发货前按清单核对 “来料信息、加工信息” 是否完整,清单包含 “供应商名称、经纬度、证明编号、工艺参数” 等必选项,核对无误后再传递;同时,培训采购部门在收集供应商信息时,优先获取地理定位,确保信息可传递。

4. 持续合规建议

(1)优化批次管理流程

制定《出料批次管理程序》,明确 “批次划分标准、物理标记规范、台账记录要求”,程序需细化至各部门职责(如加工车间负责标记,仓库负责台账);每季度开展 “批次管理合规检查”,核查 “标记 - 台账 - 销售单据” 的一致性,发现问题及时整改。

(2)建立客户关系管理系统

引入客户关系管理(CRM)系统,存储客户信息、资质文件、溯源信息传递记录,系统需具备 “资质到期提醒”(如客户环保许可证到期前 1 个月提醒)、“信息传递追踪”(记录客户是否查看 / 确认信息)功能,提升客户管理与信息传递效率。

(3)加强与客户的沟通培训

定期与核心客户沟通溯源需求,了解客户对 “信息内容、格式、传递方式” 的最新要求;对内部销售人员开展 “溯源信息传递培训”,讲解信息传递的重要性、核对清单使用方法,避免因销售人员疏忽导致信息遗漏。
 
通过以上措施,分包商可建立完善的出料可追溯性体系,满足 LWG-1097 SCAP 2.0 模块要求,同时提升下游客户满意度,增强供应链竞争力。
 
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